Professionel mødeplanlægger

Udpluk af vores kompetencer

Planlægning og rådgivning

Planlægning af en konference kan tage flere år. Med os som samarbejdspartner hjælper vi med alt fra at finde lokaler, budgettering, projektstyring herunder holde styr på tidsplaner til selve afholdelsen af konferencen.

Når konferencen er overstået, afslutter vi projektet sammen og evaluerer. Med andre ord – vi tager hånd om projektet fra start til slut. Såfremt der kun er interesse for enkelte aspekter i form af enten planlægning eller rådgivning, så finder vi ud af dette.

Vi hører fra flere af vores kunder, at det er en kæmpe hjælp at have nogle med på sidelinjen, der har kendskab til de udfordringer, der kan være i forbindelse med planlægning – ligesom at få hjælp til alle de praktiske detaljer, der kan være ved en konference.

Deltagerhåndtering

Ingen kan forestille sig en konference, hvor alt ikke administreres og lagres online. TMP bruger førende software, der giver vores kunder og deltagere en brugervenlig platform og samtidig kan generere udførlige rapporter og data til brug for analyser. Systemet letter og præciserer ligeledes registreringer og betalinger.

På trods af at systemet letter vores forretningsgang, mener vi, at teknologien stadig er et værktøj. Når vi siger ”Deltagerhåndtering”, mener vi, at vi møder vores deltagere ansigt til ansigt. Hilser, hjælper og taler med vores deltagere. Vores deltagere taler ikke med ”robotter” eller modtager systemgenererede svar, de taler med os!

Fagligt program

Målet med enhver konference er at udveksle idéer og viden. Vores abstract-system kan håndtere en komplet online løsning, således der kan holdes styr på modtagelse, redigering, gennemgang og håndtering af data. Vores rolle er at give eksempelvis komitéer det fulde overblik herunder; opretholde kontakt med oplægsholdere, iscenesætte det faglige program, levere de nødvendige redskaber til brug for den endelige præsentation og endvidere forberede materiale til udgivelse.

Vi er specialister med fokus på før-konference koordinering og on-site support for både foredragsholdere, oplægsholdere, komitéer og fakulteter.

Økonomi

Vi ved, hvordan et sundt regnskab skal kortlægges. Vi hjælper med at lave budgetter, herunder rådgive i forhold til priser og forslag til at holde en god økonomisk balance.

Når budgettet er blevet godkendt af kunden, begynder vi at se på detaljerne i budgettet – dette med fuldstændig gennemsigtighed, således kunden kan følge med i alle poster. På dette tidspunkt vil vi ligeledes begynde at finde de bedste leverandører til de bedste priser. Det betyder, at økonomien strømlines og holdes samlet et sted, og derved giver et bedre overblik både under konferencen og efterfølgende, når der skal evalueres.

Lokation, hotel og on-site

Vi starter med at finde den bedst egnede location for jeres arrangement. Vi rådgiver jer for at sikre det optimale valg af mødested og hoteller, der er beliggende i nærheden. Vi forhandler, udarbejder og underskriver kontrakter med konferencesteder og hotellerne.

Vores system giver deltagerne mulighed for på enkelt vis at booke deres ophold. Ud over locations og hoteller, benytter vi os af pålidelige leverandører og arbejdskraft, for at kunne levere de bedst mulige on-site ydelser i alt fra teknisk udstyr til catering , blomsterdekorationer og tolke ... næsten en endeløs liste.

Logistik og sociale arrangementer

Konferencer, som afvikles uden komplikationer, og som består af gode sociale arrangementer, er oftest de konferencer, der vil blive husket. Vi nyder at udvikle idéelle sociale arrangementer, for at inspirere deltagerne og deres ledsagende gæster til at blande sig med hinanden, have det sjovt og opleve et nyt land samtidig med deltagelsen i det intensive faglige program.

Logistisk planlægning bliver ofte forsømt - men forestil dig, hvor vigtigt det er, at kaffen serveres i tide, busserne er punktlige osv. Sammen med vores pålidelige leverandører sørger vi for, at den logistiske og sociale programhåndtering bliver som en leg for jer.

Branding og merchandise

En konference er intet mindre end et “produkt”, og det kræver god visuel effekt, for at tiltrække de relevante deltagere. Vi har stor erfaring med branding, og alt hvad der vedrører dette.

Branding kan være: design af logo og hjemmeside, strategier på de sociale medier, nyhedsbreve, annonceringer, scenedekoration og salgsfremmende effekter. Derudover kan der være branding i form af printet materiale til brug for kongressen som f.eks. bannere, flag, konferencetasker, navneskilte og foldere.

Sponsorater og udstilling

Der er ingen vej udenom – sund økonomi er alfa og omega til enhver vellykket konference. Derfor kan sponsorater og udstilling være en meget vigtig faktor i forhold til, at få en konference til at løbe rundt. Derudover er sponsorater og udstilling vigtigere for deltagerne, end man lige middelbart tror.

Sponsorer får mulighed for at promovere deres produkter samtidig med, at deltagerne bliver opdateret med den seneste nye viden. Sponsorater er uden tvivl et af de mest udfordrende marketingsforehavender. Udstilling er et kapitel for sig, der ofte kræver langvarig planlægning.

Sponsorater og udstilling fungerer bedst, når alle parter ved, hvordan det skal håndteres, samtidig med at der forventningsafstemmes og udvises gensidig respekt.

Core PCO

Core P(rofessional)C(ongress)O(rganizer) er en kontraheret PCO, der følger konferencerne til forskellige destinationer. Det er en meget omkostningseffektiv måde at planlægge arrangementer på via det konstante forbedrede kendskab til konferencerne. På grund af den eksisterende viden og kompetence er den investerede tid i planlægningen af konferencen væsentligt kortere, og giver dig mulighed for at overføre kendskab og viden til næste konference.

Vi kan arbejde uafhængigt af andre og dermed tilbyde fuld service eller vi kan samarbejde med et lokalt team. Ved begge løsninger tilbyder TMP konsulentbistand og muligheden for at benytte vores registreringssystem.